Datenschutzerklärung
Datenschutzerklärung zum Geschäftsprozess - elektronisches Fahrtenbuch
A. Verantwortlicher
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Volkswagen AG, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Braunschweig unter der Nr. HRB 100484 („Volkswagen AG“), bei der Nutzung der mobilen Applikation „Car-Ident“.
B. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen DatenI. GrundsätzeMit dem elektronischen Fahrtenbuch als App- und Weblösung „Car-Ident“ wird die Nutzung von Versuchsfahrzeugen der Technischen Entwicklung dokumentiert. Das bedeutet, dass jede Fahrt mit einem Versuchsfahrzeug, egal ob intern auf dem VW-Gelände oder extern im öffentlichen Straßenverkehr, lückenlos durch den Fahrzeugführer dokumentiert werden muss. Diese Fahrten müssen aus steuerrechtlichen Gründen unterschieden werden, nach dienstlichen und privaten Fahrten. Laut ORL21 ist die Volkswagen AG verpflichtet, den Nutzungsnachweis aller Fahrten, über ein Fahrtenbuch, zu dokumentieren.Die Nutzung der mobilen Applikation „Car-Ident“ erfordert grundsätzlich einen Login. Der Login ermöglicht Ihre Identifizierung, die Anzeige Ihrer personenbezogenen Daten unter dem Menüpunkt „Profil“ sowie die eingetragenen Fahrten unter „Fahrtenbuch“. Dabei werden die Daten an den Datenserver unseres Hosting-Partners Amazon Web Services übertragen, dort verarbeitet und gemäß gesetzlicher / organisatorischer Aufbewahrungsfristen gespeichert. Im Einzelnen werden die folgenden personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:
  1. Berufliche Kontakt- und (Arbeits-)Organisationsdaten: Name, Vorname, Personalnummer, eMail-Adresse.Die Daten werden verarbeitet, um den Fahrzeugnutzer eindeutig zu identifizieren und mit Ihm Kontakt aufzunehmen. Weiterhin ist nach §31 StVO der Name des Fahrzeugführers notwendig.
  2. IT-Nutzungsdaten: User-ID, Rollen- und Berechtigungen.Die Daten werden verarbeitet, damit sich der Fahrzeugnutzer in der „Car-Ident“ App authentifizieren und autorisieren kann. Weiterhin wird damit ermöglicht, dass die „Car-Ident“ App benutzt werden kann.
  3. Kfz-Nutzungs-Daten mit FIN/KfZ-Kennzeichen Garantie-, Gewährleistung, Produkthaftung, sicherer Fahrzeugbetrieb (Im Werkstattbetrieb verarbeitete Daten): Fahrgestellnummer, Inventarnummer, Kennzeichen, interne Fahrzeugnummer, Anfangs- und Endkilometerstand, gefahrene Kilometer.Die Daten werden verarbeitet um gesetzlichen und Volkswagen spezifischen Vorgaben nachzukommen. Die Volkswagen spezifischen Vorgaben sind in der ORL21 (Organisationsrichtlinie) geregelt. Nach §31 StVO ist das Kennzeichen des Fahrzeugs in der Dokumentation notwendig. Weitere Vorgaben nach Lohnsteuerrichtrichtlinien (vgl. R 8.1 Absatz 9 Nr. 2 Satz 3 LStR 2) sind der Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt. Für Privatfahrten ist nicht jede einzelne Fahrt zu dokumentieren, sondern der Gesamtkilometerstand des Privatfahrtenanteils. Bei Privatfahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind jedoch die Kilometerangaben jeder einzelnen Fahrt zu dokumentieren.
  4. Positionsdaten: Datum, Uhrzeit bei Beginn und Ende der Fahrt, Abfahrtsort, Reiseziel, besuchte Geschäftspartner, Grund der Fahrt.Die Daten werden verarbeitet um gesetzlichen und Volkswagen spezifischen Vorgaben nachzukommen. Die Volkswagen spezifischen Vorgaben sind in der ORL21 (Organisationsrichtlinie) geregelt. Beginn und Ende einer Fahrt wird nach §31 StVO gefordert. Weitere Vorgaben nach Lohnsteuerrichtrichtlinien (vgl. R 8.1 Absatz 9 Nr. 2 Satz 3 LStR 2) sind Datum, Reiseziel, Grund der Fahrt und aufgesuchte Geschäftspartner. Bei Privatfahrten sind unter „Reiseziel“, der „besuchte Geschäftspartner“ und der „Grund der Fahrt“ nur „privat“ anzugeben.
II. Rechtsgrundlage der VerarbeitungAls Mitarbeiter der Volkswagen AG verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Durchführung Ihres Beschäftigungsverhältnisses gem. Art. 88 DSGVO, §26 BDSG.Als Konzern- und Partnerfirmen-Mitarbeiter verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis der Rechtsgrundlage Wahrung berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs.1 lit. f. DSGVO (berechtigtes Interesse der Volkswagen AG). Das Interesse der Volkswagen AG besteht darin, mit dem Führen eines Fahrtenbuches den gesetzlichen und Volkswagen spezifischen Vorgaben zu entsprechen.III. Weitergabe der DatenEine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies für die Vertragsabwicklung, insbesondere zur Bereitstellung der Dienste, notwendig ist. Für die Verwaltung der Nutzer- und Fahrtenbuchdaten nutzt die Volkswagen AG eine Software der CSTx Mobile Integration GmbH und Amazon Web Services Inc., die als Auftragsverarbeiter laut Art. 28 DSGVO tätig werden. Dabei werden die Daten auch CSTx Mobile Integration GmbH und Amazon Web Services ENEA SARL offengelegt. Weiterhin erfolgt der IT-Support zur mobilen Applikation „Car-Ident“ durch die VW Group Services GmbH. Die Einhaltung des anwendbaren Datenschutzrechts erfolgt dabei auf Basis entsprechender Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO.IV. Drittlandübermittlung der personenbezogenen DatenDie Volkswagen AG übermittelt zum Zwecke der unten genannten Datenverarbeitung Ihre personenbezogenen Daten auch an Empfänger Amazon Web Services Inc., die Ihren Sitz außerhalb der EU/EWR haben. Wir weisen darauf hin, dass das Datenschutzniveau in anderen Ländern außerhalb des Geltungsbereiches der DSGVO häufig nicht dem gleichen Datenschutzniveau entspricht. Das heißt, dass die relevanten Daten möglicherweise an andere Stellen weitergegeben werden und es keine vergleichbaren staatlichen Kontrollmechanismen durch Datenschutzbehörden gibt. Außerdem bestehen nicht in allen Ländern dem europäischen Recht entsprechende Rechtsschutzmöglichkeiten. Zur Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus für Ihre personenbezogenen Daten hat die Volkswagen AG mit diesem Empfänger EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Weiterhin werden die Daten nach den mit uns getroffenen Vereinbarungen verschlüsselt und ausschließlich auf Datenservern in der EU bei der Firma Amazon Web Services ENEA SARL verarbeitet. Da Amazon Web Services Inc. ihren Sitz in den Vereinigten Staaten von Amerika hat, kann ein (Lese-) Zugriff auf die Daten aus den USA heraus nicht ausgeschlossen werden.V. Aufbewahrungs- und LöschfristenDie Volkswagen AG speichert Ihre personenbezogenen Daten aufgrund steuerrechtlicher Vorgaben (Steuerrecht im §147 der Abgabeordnung) 15 Jahre ab dem Zeitpunkt der Erstellung der Daten in der mobilen Applikation „Car-Ident“. Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer von 15 Jahren wird jeder Datensatz einer Fahrt automatisch in der mobilen Applikation „Car-Ident“ gelöscht.VI. Empfang von Nachrichten (Push-Notification)Die mobile Applikation „Car-Ident“ bietet für einzelne Bereiche die Möglichkeit, per Push-Notification (Push-Technologie oder Server-Push beschreibt eine Art der Kommunikation, bei der Daten übermittelt werden, obwohl die empfangene App im Hintergrund läuft) informiert zu werden, wenn beispielsweise vergessen wurde, einen Fahrtenbucheintrag abzuschließen. Sie können diesen Dienst über das Menü „Einstellungen“ der Applikation „Car-Ident“ konfigurieren und die Benachrichtigungen aktivieren/deaktivieren. Für die Zustellung der Nachrichten ist die Speicherung eines Push-Tokens Ihres mobilen Endgeräts bei Volkswagen erforderlich.
C. Ihre RechteIhre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Volkswagen AG jederzeit unentgeltlich geltend machen. Weitere Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte finden Sie unter dem Abschnitt D.
Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.
Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen.
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Sofern die Verarbeitung auf einem überwiegenden Interesse oder Ihre Daten zum Zwecke der Direktwerbung genutzt werden, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Im Falle des Widerspruchs bitten wir Sie, uns Ihre Gründe mitzuteilen, aus denen Sie der Datenverarbeitung widersprechen. Daneben haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen. Das gilt auch für Profiling, soweit es mit der Direktwerbung zusammenhängt.
Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage eine Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln.
Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Datenverarbeitung im Rahmen einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos zu widerrufen.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen) über unsere Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.
D. Ihre AnsprechpartnerAnsprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte DatenschutzbeauftragterUnser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für datenschutzbezogene Anliegen zur Verfügung:Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AGBerliner Ring 2, 38440 Wolfsburgdataprivacy@volkswagen.de
Stand: Mai 2023
Version 1.8.0 vom 17.09.2026